Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Plánovač schůzek
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme Koordinátora schůzek, který bude zodpovědný za efektivní plánování a organizaci schůzek pro jednotlivce, týmy nebo celé oddělení. Tato role vyžaduje výjimečné organizační schopnosti, schopnost pracovat pod tlakem a výborné komunikační dovednosti. Koordinátor schůzek hraje klíčovou roli při zajišťování hladkého průběhu každodenních činností a efektivního využití času všech zúčastněných stran.
Vaším hlavním úkolem bude správa kalendářů, plánování interních i externích schůzek, rezervace místností, zajištění potřebného vybavení a komunikace s účastníky. Budete spolupracovat s různými odděleními a často budete muset řešit konflikty v plánování. Důležitá je také schopnost rychle reagovat na změny a přizpůsobit se novým okolnostem.
Tato pozice je ideální pro někoho, kdo má smysl pro detail, je proaktivní a má zkušenosti s administrativní podporou nebo asistentskou činností. Znalost moderních nástrojů pro správu kalendářů a plánování (např. Microsoft Outlook, Google Calendar, Zoom, MS Teams) je nezbytná.
Koordinátor schůzek je často prvním kontaktním bodem pro externí partnery a klienty, a proto je důležité vystupovat profesionálně a reprezentativně. Vaše práce bude mít přímý dopad na efektivitu a produktivitu celého týmu nebo organizace.
Nabízíme příležitost pracovat v dynamickém prostředí, kde budete mít možnost rozvíjet své dovednosti a přispívat k úspěchu firmy. Pokud jste organizovaný/á, komunikativní a máte rádi výzvy, tato pozice je právě pro vás.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Plánování a organizace schůzek pro jednotlivce a týmy
- Správa kalendářů a rezervace zasedacích místností
- Koordinace s interními a externími účastníky
- Zajištění technického vybavení pro schůzky (např. videokonference)
- Řešení konfliktů v plánování a přizpůsobení změnám
- Příprava podkladů a dokumentace ke schůzkám
- Zajištění včasného informování všech účastníků
- Spolupráce s recepcí a dalšími administrativními pracovníky
- Zajištění občerstvení a dalších potřeb dle požadavků
- Udržování přehledu o plánovaných událostech a termínech
Požadavky
Text copied to clipboard!- Středoškolské vzdělání, ideálně s administrativním zaměřením
- Zkušenosti s plánováním schůzek nebo administrativní podporou
- Výborné organizační a komunikační schopnosti
- Znalost nástrojů jako Outlook, Google Calendar, MS Teams
- Schopnost pracovat samostatně i v týmu
- Flexibilita a schopnost rychle reagovat na změny
- Diskrétnost a profesionální vystupování
- Znalost angličtiny výhodou
- Pečlivost a smysl pro detail
- Schopnost efektivně řešit problémy
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti s plánováním schůzek?
- Jaké nástroje používáte pro správu kalendářů?
- Jak byste řešil/a konflikt v plánování dvou důležitých schůzek?
- Jak zvládáte práci pod tlakem?
- Jaké máte zkušenosti s komunikací s klienty?
- Jak byste popsali svůj styl organizace práce?
- Jaké administrativní úkoly jste již vykonával/a?
- Jak byste zajistil/a hladký průběh důležité schůzky?
- Jaké máte zkušenosti s online schůzkami?
- Jak byste reagoval/a na náhlou změnu v harmonogramu?
