Text copied to clipboard!
Název
Text copied to clipboard!Plánovač schůzek
Popis
Text copied to clipboard!
Hledáme organizovaného a detailně orientovaného Plánovače schůzek, který bude odpovědný za efektivní plánování a koordinaci schůzek pro jednotlivce i týmy. Tato role vyžaduje vynikající komunikační dovednosti, schopnost pracovat s různými kalendářovými systémy a flexibilitu při řešení změn v harmonogramu. Plánovač schůzek bude úzce spolupracovat s vedoucími pracovníky, klienty a dalšími zainteresovanými stranami, aby zajistil hladký průběh schůzek a minimalizoval časové konflikty.
Mezi hlavní odpovědnosti patří správa kalendářů, organizace schůzek, zajištění dostupnosti účastníků a příprava potřebných materiálů. Plánovač schůzek musí být schopen efektivně komunikovat s různými úrovněmi managementu a zajistit, že všechny schůzky probíhají podle plánu. Dále bude odpovědný za koordinaci virtuálních i osobních setkání, rezervaci místností a technického vybavení.
Ideální kandidát by měl mít zkušenosti s administrativní podporou, výborné organizační schopnosti a schopnost pracovat pod tlakem. Důležitá je také znalost kancelářských aplikací, jako jsou Microsoft Outlook, Google Calendar a další plánovací nástroje. Schopnost multitaskingu a řešení problémů v reálném čase je klíčová pro úspěch v této roli.
Plánovač schůzek bude hrát klíčovou roli v efektivním řízení času a produktivity organizace. Pokud máte smysl pro detail, jste spolehliví a dokážete efektivně řídit časové harmonogramy, rádi vás přivítáme v našem týmu.
Odpovědnosti
Text copied to clipboard!- Správa a koordinace kalendářů a schůzek.
- Zajištění dostupnosti účastníků a rezervace místností.
- Komunikace s klienty a interními týmy ohledně plánování schůzek.
- Příprava materiálů a podkladů pro schůzky.
- Řešení změn v harmonogramu a přizpůsobení plánů.
- Koordinace virtuálních i osobních setkání.
- Správa a aktualizace plánovacích nástrojů.
- Podpora administrativních úkolů souvisejících s plánováním.
Požadavky
Text copied to clipboard!- Zkušenosti s administrativní podporou nebo plánováním schůzek.
- Výborné organizační a komunikační dovednosti.
- Schopnost pracovat s plánovacími nástroji (např. Microsoft Outlook, Google Calendar).
- Flexibilita a schopnost rychle reagovat na změny.
- Detailní orientace a schopnost multitaskingu.
- Schopnost pracovat pod tlakem a efektivně řídit čas.
- Znalost kancelářských aplikací a technologií.
- Schopnost pracovat samostatně i v týmu.
Potenciální otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Jaké máte zkušenosti s plánováním schůzek a správou kalendářů?
- Jaké nástroje a software používáte pro organizaci schůzek?
- Jak byste řešili situaci, kdy se dvě důležité schůzky překrývají?
- Jak zvládáte práci pod tlakem a rychlé změny v harmonogramu?
- Jaké strategie používáte pro efektivní komunikaci s různými zainteresovanými stranami?
- Jak byste zajistili, že všechny schůzky probíhají hladce a bez problémů?
- Jaké jsou vaše zkušenosti s koordinací virtuálních schůzek?
- Jak byste postupovali při plánování schůzky s mezinárodními účastníky v různých časových pásmech?